Déménagement d'entreprise : prix et formalités du transfert d'entreprise
Selon les effectifs et la complexité du déménagement, le transfert d'entreprise peut durer de moins d'un mois à jusqu'à six mois. Pour cette raison, les entreprises privilégient souvent les fins d’années fiscales ou les vacances scolaires pour déménager.
Déménagement entreprise et bureaux
Conseils divers pour réussir son déménagement d'entreprise
Un audit des locaux est recommandé avant de signer le nouveau bail. De même, une rencontre avec le gestionnaire de l’immeuble permet de mieux appréhender les aspects « sécurité ».
Il est impératif de relire les termes du contrat signé avant de poser le préavis. Le transfert du mobilier doit être réfléchi, il est souvent plus simple et plus économique d'opter pour un nouveau mobilier.
Lorsque la décision est prise, une des premières mesures consiste à informer les salariés et les représentants du personnel, afin d'éviter les sources de stress et les informations erronées. Chaque salarié doit trier, nettoyer et archiver ses documents, ce qui demande un certain temps, souvent calculé en semaines. Un inventaire du parc informatique permet d'identifier chaque poste par rapport à son utilisateur. Un code affecté à chaque salarié facilite la réaffection des ressources dans les nouveaux locaux.
Les professionnels chargés du déménagement doivent être choisis rapidement, afin de ne pas être à court de temps.
Consignes pour un transfert d’entreprise
Expliquer clairement aux salariés les consignes et le déroulement du déménagement : quelles affaires empaqueter, quelles consignes en arrivant dans les nouveaux locaux, informations pratiques sur ce nouvel emplacement, un plan...
Demander les services d’une entreprise de nettoyage pour s’assurer que tout est propre.
Faire l’inventaire du parc informatique : identifier chaque poste et son utilisateur, transfert et sauvegarde des serveurs et des baies de brassage.
Mettre en place une cellule de support en cas de soucis inhérents au déménagement (carton perdu, téléphone qui ne fonctionne pas...)
Coût du déménagement d'entreprise
Le coût d'un transfert d’entreprise démarre environ à 200 euros par poste, mais s'avère sensiblement plus élevé lorsque le mobilier est également transféré, ainsi que lorsque certaines assurances et règles de sécurité pour le transfert sont nécessaires.
Plus économique, le déménagement groupé, ou groupage, est possible pour les entreprises de petite taille, comme les cabinets de profession libérale.
Tarifs des déménageurs
Les prestataires de déménagement professionnel sont généralement spécialisés dans un aspect du déménagement d'entreprise : transfert administratif, informatique, etc.
Formalités administratives
Pour mener à bien le déménagement, des travaux pourront être nécessaires dans les nouveaux locaux, mais également dans les anciens. Installer la ligne téléphonique, la connexion Internet et souscrire aux différents abonnements sont des missions à gérer au plus tôt. De même, les changements d’adresse (sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, abonnements, fournisseurs, assureurs, téléphone, préfecture (immatriculation de la société et modification du Kbis) doivent être réalisés sans délai.
Thèmes connexes
Le déménagement industriel comporte de nombreuses similitudes avec un déménagement d’entreprise classique, mais également des spécificités.
Autres : Déménagement d'atelier